Lỗi thường gặp trong Microsoft Office Word và cách khắc phục

NHỮNG LỜI CHÚC GIÁNG SINH Một số lỗi thường gặp trong Microsoft Office Word và cách khắc phục

Nhiều bạn khi dùng Microsoft Office Word đã từng gặp các lỗi phiền toái, khó chịu cho việc sử dụng, đây là một số lỗi cơ bản và cách giúp bạn khắc phục.

1. Khi đánh số trang lại thấy xuất hiện chữ Page mà không hiện ra số trang :

- Khắc phục : Vào menu Tools > Options > chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Fiel codes > nhấn OK.

2. Để bỏ đường viền bao quanh văn bản: 

- Bạn vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Text boundaries > nhấn OK.

3. Khi hết dòng hoặc nhấn enter xuống dòng thì xuất hiện các số thứ tự để đếm dòng :

- Khắc phục: Vào menu File > Page setup > chọn thẻ Layout rồi nhấn nút LineNumbers… > bỏ dấu kiểm trong ô Add line numbering > nhấn OK.

4. Khi nhấn phím Tab thì xuất hiện dấu mũi tên:

- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Tab Characters > nhấn OK.

5. Khi kẻ hình vẽ hay Text box thì xuất hiện đường viền bao quanh rất khó thao tác:

- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Automatic Create… > nhấn OK.

6. Khi nhấn phím Home hay End thì không có tác dụng:

- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Navigation keys for Wordperfect users > nhấn OK.

7. Trên văn bản có màu nền là màu xanh và chữ màu trắng:

- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Blue background, white text > nhấn OK.

8. Chèn hình vào văn bản nhưng không thấy hình ảnh hiện lên:

- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Picture Placeholders > nhấn OK.

9. Khi in văn bản nhưng lại in từ cuối trang lên đầu trang:

- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Print rồi hủy dấu kiểm trong ô Reverse Print order > nhấn OK.

10.Đánh chữ nhưng không thấy chữ và trên thước lại không thấy số (tất cả đều biến thành màu trắng)- Khắc phục: Trên Destop bạn nhấn chuột phải chọn Properties > chọn thẻ Appearance > chọn tiếp mục Advanced rồi nhấn chuột vào dòng chữ Message text và tại hộp Color bạn chọn lại màu đen và nhấn OK > nhấn OK lần nữa..

11.Chữ “i” bướng bỉnhSoạn thảo với font TCVN3-ABC 

Có thể xuất hiện tình huống nhập từ kết thúc có chữ “i” lại hóa “i hoa” ví dụ từ “tôi” trong câu “Hà Nội và tôi” sẽ thành “tôI”. Thủ phạm gây ra hiện tượng đó là do tùy chọn sửa tự động AutoCorrect của MS Word hiểu nhầm từ ngữ của ta với của Tây, chữ cái biểu thị ngôi thứ nhất trong Anh văn luôn được viết hoa là “I”. Khắc phục nó, cần truy cập trình đơn Tool của MS Word, lựa chọn AutoCorrect Option, bỏ dấu tick ở Replace text as you type.

Một tình trạng khác là chữ “ở” tại vị trí đầu câu như “ở hai đầu nỗi nhớ” sẽ hóa thành chữ “ậ …”, đó là do tùy chọn tự động viết hoa ký tự đầu cũng trong AutoCorrect của MS Word. Để tiệt trừ nó cần bỏ dấu tick ở Capitalize first letter of sentences. Xong bấm OK.

12.- Để sửa lỗi chữ i bị chuyển thành I: Vào Insert -> AutoText -> AutoText -> Chon Tab AutoCorrect. Đánh chữ i ở ô Replace, nếu thấy hai chữ i, I xuất hiện ở dòng bên dưới thì bấm chọn vào dòng đó -> Delete. OK

13.- Để sửa lỗi khoảng trống giữa chữ như 

‘H ồng b ít đ ú’ thì làm như sau: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Edit -> Xóa dấu chọn ở ô ‘Use smart cut and paste’. OK

14. Để sửa lại đơn vị khi định dạng trang từ Inches sang Centimeters: 

Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General -> Ở ô Measurement units chọn Centimeters. OK

15. Để có đường bao quanh văn bản: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab View -> Đánh dấu chọn ở ô Text boundaries. OK

16. Để xóa triệt để các đường zíc zắc đỏ gạch chân dưới dòng chữ: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Spelling and Grammar -> Xóa dấu chọn ở toàn bộ các mục “Check…”. OK

17. Để chuyển nền văn bản sang màu xanh, chữ trắng: 

Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General -> Đánh dấu chọn ở ô Blue background, white text. OK

18. Cách định dạng trang văn bản ( nhớ thực hiện bước này nếu không khi in ra không như mong muốn): Vào File -> Page setup -> Ở Tab Margin chọn các thông số căn lề, trên, dưới; ở Tab Paper Size chọn cở giấy in (A4). OK

19. Hiện tượng chữ sau cách xa chữ trước khi gõ font Unicode:

Nhiều khi, văn bản bạn soạn thảo sẽ bị cách ra sau khi gõ dấu, dù chưa hề nhấn phím cách. Để khắc phục tình trạng này, bạn vào Tools > Options > Edit rồi bỏ dấu chọn dòng “Smart cut and paste”, nhấn OK.

20. Chữ hoa đầu câu là nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống:Trước khi gõ từ có chữ hoa nguyên âm ở đầu câu, bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Correct Two Intial Capital và OK.

21. Muốn gõ chữ thường ở đầu dòng nhưng Word tự sửa thành chữ hoa:

Bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Capitalize first Letter of Sentence.

22. Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dưới dòng chữ.Thực ra đây không phải là lỗi mà là chức năng soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh. Nó cũng không xuất hiện trong bản in. Tuy nhiên, nhìn vào đó khá rối mắt nên bạn có thể bỏ đi bằng cách vào Tools > Options > Spelling and Grammar, bỏ dấu kiểm ở dòng Check grammar as you type.

23. Copy văn bản và ảnh nhanh từ mạng vào word.

Lướt Web và lấy dữ liệu từ mạng về đã trở thành công việc quen thuộc của mỗi cư dân trên mạng. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng cáp copy văn bản và hình ảnh thông thường về Word thì việc làm này tương đối mất nhiều thời gian, trong nhiều trường hợp, nếu dữ liệu lớn, máy tính của bạn có thể bị treo. Để rút ngắn thời gian, bạn nên thực hiện các bước sau: Trước hết bạn copy văn bản hoặc ảnh từ trên mạng, sau đó mở một trang Word mới. Tại trang này, vào mục Edit, chọn Past Special. Nếu dữ liệu cần copy là dạng text bạn vào mục Past Special, chọn mục “Unformatted Text” hoặc “Formatted Text” hoặc “Unformatted Unicode Text”. Ngược lại, khi dữ liệu cần copy là dạng ảnh bạn vào Paste Special, chọn mục “Device Independent Bitmap” để tăng tốc độ copy ảnh cũng như giảm dung lượng của file.

24. Bảo mật thông tin trong Word.Đôi khi, bạn muốn lưu một số thông tin riêng của mình tại máy tính cơ quan mà không muốn ai đọc được. File word này của bạn có thể được bảo mật cao và không ai có truy cập vào được nếu như bạn chọn công cụ sau. Bạn nvào mục Tools \ Options\ Security.

Trong mục chọn mật khẩu đở mở file “Password to Open” bạn nhận mật khẩu tuỳ chọn. Bạn có thể chọn kiểu chữ nhập vào ô “Password to Open” bằng cách nhấn chuột vào nút “Advanced” và tiến hành chọn kiểu chữ thích hợp. Sau đó, bạn chuyển đến mục mật khẩu dùng để sửa đổi văn bản “Password to modify” bạn nhập mẩu khẩu vào. Cuối cùng bạn nhấn nút OK để kết thúc thao tác.

Ngoài ra để có thêm tính năng bảo mật văn bạn, bạn vào Tools \ Protect Document. Tại cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn. Track changes (ngăn không cho thay đổi Track Changes, mọi thay đổi sẽ được lưu lại và Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (cho phép người đọc đóng góp ý kiến nhưng không có quyền thay đổi văn bản) và Form (chỉ cho phép thay đổi những văn bản không được bảo vệ trong Form)

25. Nhấn phím space(khoảng trắng) xuất hiện dấu chấm trên đầu?

Bạn vào tool--options--nhấp vào thẻ view ở phần Formatting marks bạn chọn all.

26.Lỗi chèn số thứ tự của trang mà không được:Đây là lỗi mà do bạn copy file ở nhiều nơi, cho nên khi bạn chèn trang nó sẽ không ra như bạn đánh máy bình thường được:

Cho nên bạn hãy làm theo cách sau đây:

Bạn vào Insert- pages numbers..- format- continue from …-ok. Là xong

27. Hiện tượng cách chữ khi gõ tiếng Việt có dấu

Trong một số trường hợp khi chúng ta sử dụng bộ gõ Vietkey gõ tiếng Việt có dấu trong MS Word sẽ làm chữ có dấu tự động bị tách giữa phần nguyên âm và phụ âm có dấu, trường hợp này là do chế độ cắt và dán thông minh của MS Word. Để khắc phục trường hợp này chỉ cần tắt chế độ cắt và dán thông minh, việc tắt chế độ này cũng không ảnh hưởng gì đến quá trình soạn thảo và văn bản.

Vào menu Tools - Options. Chọn thẻ Edit. Bỏ đánh dấu mục Smart cut and paste. Nhấn OK. Sau đó lưu tài liệu đang soạn thảo lại và khởi động lại MS Word.

28.Hiện tượng lệch dấu trên ký tự chữ hoa

Khi sử dụng các font chữ thuộc bảng mã TCVN3, VNI-Windows … lúc chúng ta bỏ dấu thì sẽ thấy dấu bị lệch sang bên phải làm cho văn bản thiếu thẩm mỹ. Trường hợp này là do tiện ích AutoCorrect của Word.

Vào menu Tools - AutoCorrect Options. Chọn thẻ AutoCorrect, bỏ đánh dấu mục Correct TWo INitial CApitals. Nhấn OK

29. Đổi đơn vị đo lường.

Mặc định đơn vị đo lường trong MS Word là inch, nhưng ở VN chúng ta dùng đơn vị đo lường là cm, trong thể thức văn bản theo qui định của nhà nước cũng tính bằng đơn vị đo là cm. Vì vậy chúng ta cần chuyển đổi đơn vị đo lường trong MS Word sang cm.

- Vào menu Tools - Options, chọn thể General. Kích chọn Centimeters tại mục Measurement units.

- Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại MS Word để thiết lập có hiệu lực ở lần soạn thảo tiếp theo

30. Hiện nay, trong hầu hết các văn bản chúng ta điều sử dụng bảng mã Unicode và font chữ chân phương nhất như Arial, Times New Roman, Verdana,… nhưng đôi khi chúng ta khởi động Word ra và thấy trên font chữ trên thanh công cụ Formating không phải là font chúng ta cần dùng, hoặc chúng ta đã chọn nhưng khi nhấn Enter để qua đoạn văn bản khác thì font chữ lại thay đổi. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính thống nhất về kiểu chữ trong toàn văn bản chúng ta cần chọn font chữ mặc định, tức mỗi khi chúng ta khởi động MS Word văn bản sẽ dùng là font chữ với kích cỡ và định dạng như chúng ta đã chọn từ trước.

- Vào menu Format, chọn Font. Chọn thẻ Font, chọn kiểu chữ thường dùng nhất tại mục Font, chọn kiểu dáng tại mục Font style, chọn kích cỡ tại mục Size…,…. Chọn xong, nhấn nút Default, nhấn Yes để xác nhận trong hộp thoại hiện ra ngay sau đó. Nhấn OK để kết thúc thao tác thiết lập font chữ mặc định.

- Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại MS Word để thiết lập của chúng ta có hiệu lực khi lần sau sử dụng MS Word.

31.Tắt khung bao quanh hình vẽ khi vẽ một đối tượng đồ họa vào văn bản

Đây là một tính năng mới của MS Word, khi chúng ta vẽ một đối tượng đồ họa như Autoshape, Textbox vào văn bản thì MS sẽ tự tạo một khung viền bao quanh vùng con trỏ soạn thảo đang đứng, khung viền này có tác dụng nhóm các đối tượng vẽ thành một khối thống nhất để khi chúng ta di chuyển, thay đổi thì cả nhóm đối tượng đồ họa đi theo nó thay thế cho việc chúng ta phải chọn những đối tượng đồ họa và click phải chọn Grouping… Nhưng đôi khi khung viền này xuất hiện không hợp lý và gây khó khăn cho chúng ta, để tạm thời tắt khung viền nhấn phím ESC.

SƯU TẦM : 

GV: LÝ QUANG HẬU

__________________________________________________ 

Lukhachdem Chúc Các Bạn 1 Ngày Thật Vui! 

Lukhachdem Blog LKD: http://lukhachdemit.blogspot.com/

Read more

Hướng dẫn đánh số trang trong Microsoft word từ trang bất kỳ 2003 2007 2010

{VnTim™} Đánh số trang trong word là một yêu cầu bắt buộc khi bạn viết báo cáo, luận văn, tiểu luận hay bất cứ một văn bản nào. Nhưng một số bạn chưa biết cách đánh số trang trong Word nên sau đây mình xin hướng dẫn các bạn thủ thuật này.
Thường luận văn yêu cầu không đánh số trang các phần như mục lục, danh sách các bảng...mà số trang 1 phải bắt đầu từ trang bắt đầu nội dung luận văn (đặt vấn đề) hay đánh từ trang bất kỳ bỏ trang đầu vv., cách này hướng dẫn cách đánh số trang bình thường và đánh từ trang thứ 2 hay từ trang bất kỳ trong Word 2003 2007 2010.

Đối với Microsoft Word 2003.
Để đánh số trang cho tài liệu, bạn chọn menu Insert > Page Number để hiện hộp thoại Page Numbers.

Mục Position cho phép bạn chọn
+ Bottom of page (Footer): Đặt số trang ở dưới mỗi trang.
+ Top of page (Header): Đặt số trang ở trên mỗi trang.
Mục Alignment:
+ Left: canh lề trái số trang.+ Right: canh lền phải.
+ Center: canh giữa hai bên.+ Inside: số trang được đặt ở biên trong đối với trang lẻ và trang chẵn.
+ Outline: số trang được đặt ở biên ngoài đối với trang lẻ và trang chẵn.
Với mỗi tùy chọn bạn có thể xem trước cách hiển thị ở khung Preview, cuối cùng nhấp OK để xác nhận.

Show number on first page: Cho hiển thị/ẩn đánh số trang ở trang đầu tiên của file.
Nút Format… Mở hộp thoại Page Number Format - Một số căn chỉnh cho việc đánh số trang:

• Number format: Kiểu đánh số (1, 2, 3,…; - 1 -, - 2 -, - 3 -…; a, b, c,…)
• Include chapter number: Chèn thêm thứ tự đề mục
• Page numbering: Số thứ tự trang đang đánh (trang bắt đầu đánh số trang):

Mặc định của chế độ đánh số trang là bắt đầu từ trang số 1, nếu bạn không muốn số bắt đầu là số 1, mà là số 6 thì nhập vào ô Start at số 6 (Chú ý: Nếu đánh số trang bắt đầu từ số 6 thì trang đầu tiên sẽ được đánh số 6, lúc này nếu bạn đặt lệnh in là trang số 1, 2, 3, 4, 5 thì máy in sẽ không đọc được để in).

Chọn nút OK để hoàn thành việc đánh số trang.

Đánh số trang trong Word 2007
Để đánh số trang cho 1 file văn bản trong word 2007 bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau của mình.
Bước 1:

Bước 2:

Bước 3:


Hoặc chi tiết hơn xem hướng dẫn sau:
Đầu tiên bạn cứ đánh số trang như bình thường:
Tab Insert> Page Numbers> Chọn vị trí hiển thị, ở đây hướng dẫn page numbers ở bottom như hình:

Tiếp theo nhấp chuột vào phần bạn muốn số trang là 1, vào Page Layout>Breaks>Phần Sections Breaks>Next Page như hình:



Kéo xuống cuối trang vừa rồi, nhấp vào phần Page Number, bạn sẽ thấy hiển thị bên góc phải Same as Previous, tô đen số trang và bỏ chọn Link to Previous bằng cách nhấp vào Design>Navigation>Link to Previous, như trong hình dưới đây là lúc chưa bỏ chọn Link to Previous, khi nhấp vào phần góc phải sẽ không còn dòng chữ Same as previous nữa



Tiếp tục bạn chuyển số trang, như ở đây là từ 6 thành 1: Vẫn để chuột trong Page Footer, Vào Design>Header&Footer>Page Number>Format Page Numbers...Chọn như hình:



Cuối cùng bạn chuyển lên footer của trang trước đó, ở đây là trang 5, nhấp đôi vào phần số trang, Vào Design>Header&Footer>Page Number>Remove Page Numbers...

Đánh số trang trong Word 2010
B1: Trước hết bạn chia văn bản thành 2 section với section 1 là 4 trang đầu không muôn xuất hiện số trang, section là phần còn lại mà bạn muốn đánh số trang



B2: Sau khi chia section, bạn vào phần footer của trang mà bạn muốn bắt đầu đánh số trang (ở section 2) và lưu ý không chọn Link to Previous. Mục đích là để việc đánh số trang ở footer của 2 section không liên quan đến nhau. Tương tự với header nếu bạn muốn đặt title cho từng chapter, từng phần hay section riêng biệt trong văn bản



B3: Đánh số trang như bình thường ở trang văn bản bạn muốn



Như trên mình đã hướng dẫn các bạn đánh số trang trong Microsoft Word 2003 2007 và 2010 nhưng trong Microsoft Word 2007 và 2010 thì mình dùng cách chia thành nhiều section vậy trong Microsoft Word 2003 có làm được như vậy không, mình trả lời luôn là có và hướng dẫn luôn.

Giả sử mình có một văn bản 8 trang. Mình muốn đánh số trang từ trang 3 đến trang 6 (nghĩa là trang 3 hiển thị số trang là 1, trang 4 hiển thị số trang là 2, trang 5 hiển thị số trang là 3, trang 6 hiển thị số trang là 4).
Để thực hiện điều này thì giữa trang 2 và trang 3, tạo một section break (next page), giữa trang 6 và trang 7 cũng tạo một section breack (next page). Như vậy ta có 3 section tất cả (section 1 gồm trang 1 và trang 2, section 2 gồm các trang 3, 4, 5, 6; section 3 trang 7 và 8).
Dưới dạng normal view thì trông giống thế này:

Bây giờ, thì đã rõ hơn rồi. Mình sẽ chỉ đánh số trang cho section 2 thôi. Đặc con trỏ vào vùng thuộc section 2, rồi vào "insert" => "page number". Nhớ bỏ tùy chọn “Continue from previours section” và chọn "start at" 1

Như thế là xong section 2. Nhưng mặc định, word nó lại đánh số cho cả section 1 và section 3 nữa. chúng ta sẽ phải xóa nó đi. mình sẽ cho hiển thị header and footer lên. Ở trên footer (giả sử ta đánh số trang ở footer) của trang 3, bỏ tùy chọn “Link to previous”.

Tương tự trên footer của trang 7, bây giờ thì mình có thể xóa số trang trên section 1 và section 3 (mà ko ảnh hưởng đến section 2).
Đến đây là ok rồi. Làm mục lục tự động nó cũng sẽ hiển thị đúng…
VnTim™ thân chào các bạn, chúc các bạn trình bầy được trang Word đẹp như ý.
Và nếu thấy hay hãy chia sẻ với mọi người nhé, chú ý theo dõi blog của VnTim™ để có cập nhật những thủ thuật hay (các bạn có thể theo dõi qua mail hay trang facebook của VnTim™ qua hộp "Kết nối với VnTim™ bên tay phải")

Read more

Cách đọc mở file .mdi bằng Microsoft Office Document Imaging trong Microsoft Office 2007

{VnTim™} Tập tin *.mdi là tập tin chứa ảnh dưới dạng lưới của các tài liệu scan cùng với những chú thích hoặc những siêu dữ liệu (metadata)
của tài liệu đó và chỉ có thể được đọc bằng Microsoft Office Document Imaging (MODI) được kèm vớiOffice 2003 hoặc mới hơn mà thôi.

I. Miêu tả

- Khi bạn click đúp vào file .mdi trong Windows Explorer và không thể mở được file này như mong đợi, có thông báo lỗi sau đây:

Code:
Windows cannot open this file:File: file_name.mdi
- Hoặc trong một số hệ thống cài Microsoft Office 2007, biểu tượng của các file .mdi này là unknown, tức là hệ thống không biết dùng chương trình gì để mở nó.

II. Nguyên nhân

Chương trình Microsoft Office Document Imaging kèm theo trong các chương trình Microsoft Office 2007 không được cài đặt hoặc bị lỗi.

III. Giải pháp

Để giải quyết rắc rối, chỉ cần cài đặt chương trình Microsoft Office Document Imaging, làm theo các bước sau:
1. Click Start, click Run, gõ appwiz.cpl, và click OK.
2. Trong danh sách Currently installed programs, click vào chương trình Microsoft Office 2007 mà bạn cài đặt.
3. Click Change.
4. Click Add or Remove features, và click Continue.
5. Tới mục Office Tools.
6. Click Microsoft Office Document Imaging, và click Run all from My Computer.
7. Click Continue.

Nếu bạn chỉ muốn cài đặt MDI viewer, hãy làm theo các bước sau:
1. Click Start, click Run, gõ appwiz.cpl, và click OK.
2. Trong danh sách Currently installed programs, click vào chương trình Microsoft Office 2007 mà bạn cài đặt.
3. Click Change.
4. Click Add or Remove features, và click Continue.
5. Tới mục Office Tools.
6. Tới mục Microsoft Office Document Imaging.
7. Click Scanning, OCR, and Indexing Services Filter, và chọn Run from My Computer.
8. Click Continue.

IV. Lưu ý

Áp dụng cho:

• Microsoft Office Ultimate 2007
• Microsoft Office Enterprise 2007
• Microsoft Office Professional 2007
• Microsoft Office Professional Plus 2007
• Microsoft Office Standard 2007
• Microsoft Office Home and Student 2007
• Microsoft Office Basic 2007
• Microsoft Office Excel 2007
• Microsoft Office Outlook 2007
• Microsoft Office PowerPoint 2007
• Microsoft Office Publisher 2007

Trường hợp chưa dc , bạn làm theo cách sau : Start/Printer and Faxes , nhìn qua bên trái , phía trên : chọn Add a Printer , bạn Next 3 lần : tới đây

Chọn cái thứ 3 ( chỗ mũi tên dg trỏ )

Bạn Next tiếp 3 lần nữa , và đợi chút xíu , Sau đó bấm Finish là xong ( trong lúc đó nó "có thể" bảo bạn đưa đĩa Win vào thì bạn bỏ vào nhé )

Read more

So sánh Microsoft Office 2010 và 2007

VnTim™<>Tuy giao diện của Office 2010 có màu sắc và các biểu tượng không được sắc nét như Office 2007 nhưng chúng lại được bố trí một cách rõ ràng, trực quan hơn cho người dùng cũng như bổ sung nhiều tính năng mới khá hữu ích.

Cập nhật giao diện Ribbon từ Office 2007

Office 2010 tiếp tục cải tiến hệ thống menu giao diện Ribbon của Office 2007 với khả năng trực quan hơn. Office 2010 bổ sung thêm một tab File thay cho nút biểu tượng Windows như trong Office 2007. Các chức năng trong menu File của Office 2010 có gì mới?

Cung cấp đủ thông tin: Hệ thống menu Home sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin chi tiết về việc chỉnh sửa, tác giả, kích thước tệp tin cũng như chức năng Permissions để bảo vệ tài liệu không cho người khác có thể mở, chỉnh sửa tài liệu đó.

Tạo giao diện Ribbon tùy biến: Những cải tiến trên giao diện Ribbon nâng cao cho phép người dùng truy cập nhanh tới các câu lệnh và có thể tùy biến các tab để tạo ra phong cách riêng của bạn. Để tạo giao diện Ribbon tùy biến, người dùng kích vào File/Options/ Customize Ribbon.

In đơn giản hơn: Microsoft Word 2010 chỉnh sửa hoàn toàn hộp thoại Print cho phép người dùng có thể nhìn thấy một cách trực quan những thay đổi về cách bố trí trang in, các thiết lập,…

Người dùng sẽ nhìn thấy ngay những thay đổi tệp tin (bên phải) diễn ra song song khi bạn thực hiện những thiết lập ở khung bên trái.

Tạo file PDF chỉ bằng một cú kích chuột: Không giống Office 2007, Office 2010 không phải cài thêm bất cứ tiện ích hỗ trợ nào mà vẫn có thể lưu tài liệu dưới định dạng PDF chỉ bằng một cú kích chuột. Để thực hiện vào File/Save&Send/Create PDF/XPS Document.

Như vậy, Menu mới trở nên đơn giản và rõ ràng hơn so với Office 2007.

Bổ sung chức năng xem trước tài liệu trước khi thực hiện cắt/dán: Tức là trước khi thực hiện chức năng copy/cắt rồi dán một đoạn tài liệu, người dùng sẽ nhìn thấy trước sự thay đổi nếu lựa chọn dán đoạn tài liệu đó. Paste Options cung cấp 3 lựa chọn Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng gốc), Merge Formatting (giữ nguyên gốc nhưng theo định dạng đích đến), Keep only Text (chỉ lấy phần chữ).

Cải thiện các tính năng chỉnh sửa đa phương tiện

Các công cụ chỉnh sửa hình ảnh đã được cải thiện hơn so với Office 2007 theo kiểu trực quan hơn. Tức là các hiệu ứng được hiện luôn trên một cửa sổ nhỏ cho người dùng lựa chọn. Chẳng hạn như Office 2010 được bổ sung thêm tính năng Artistic Effects (hiệu ứng mang tính nghệ thuật), Corrections (cải thiện độ sáng, độ tương phản, sắc nét của hình ảnh), cho phép người dùng nhìn thấy cửa sổ nhỏ hình ảnh thay đổi qua hiệu ứng để có thể so sánh và lựa chọn dễ dàng.

Tính năng Artistic Effects.

Office 2010 cung cấp một loạt các lựa chọn thiết kế để hỗ trợ người dùng có thể đưa ra các ý tưởng tốt hơn. Chúng gồm các công cụ định dạng hình ảnh cải tiến như cân bằng hình ảnh và hiệu ứng nghệ thuật, cho phép người dùng chuyển đổi hình ảnh trên tài liệu thành một công việc nghệ thuật. Office 2010 cung cấp các bố trí đồ họa thông minh SmartArt mới và có sẵn nhiều Theme Office phong phú để giúp cho công việc thiết kế trên Word dễ dàng hơn.

Ngoài ra, Microsoft đã nâng cao các lựa chọn chỉnh sửa đa phương tiện, đặc biệt là chỉnh sửa hình ảnh. Trong Office 2010, người dùng dễ dàng tìm thấy công cụ chụp toàn màn hình ngay trên thanh công cụ (vào Insert sẽ thấy ngay Screenshot để chụp toàn màn hình), thậm chí người dùng có thể loại bỏ hình nền của hình ảnh vừa chèn trên tài liệu, bằng cách kích vào Remove Background (nằm bên trái thanh công cụ).

Ngoài ra, ứng dụng trình chiếu Microsoft PowerPoint cho phép người dùng có thể nhúng và chỉnh sửa video ngay trên bài thuyết trình, cùng các hiệu ứng trình chiếu 3D chuyên nghiệp.

Vì vậy, với Office 2010, người dùng sẽ làm được nhiều việc hơn mà không phải nhờ đến trình chỉnh sửa ảnh chuyên nghiệp như Photoshop.

Trình chiếu Broadcast trong PowerPoint

Đây là một trong những tính năng mới thú vị nhất của PowerPoint 2010. Người dùng có thể phát trực tiếp các bài thuyết trình PowerPoint qua web và bất cứ ai ở bất cứ nơi đâu trên thế giới cũng có thể kết nối tới trình duyệt web đó.

Phát các trang slide như một video

Trong PowerPoint 2010, người dùng có thể chuyển các slide thuyết trình thành một tệp tin video và có thể đưa chúng lên trang chia sẻ trực tuyến YouTube hoặc thiết bị đa phương tiện di động như iPod. Hơn nữa, người dùng có thể tạo ra các hình nền khác nhau trên video đó.

Các thiết lập bảo mật mạnh mẽ hơn

Office 2010 cải thiện so với Office 2007 về cả các thiết lập tác giả, quyền hạn chỉnh sửa và chế độ bảo mật. Tức là, khi người dùng tải một tài liệu từ trên Internet và mở chúng, Word 2010 sẽ mở trong chế độ bảo vệ "Protected mode". Điều này sẽ ngăn không cho người dùng chỉnh sửa tài liệu trừ khi kích vào nút Enable Editing.

Hoặc vào File/Options/ Trust Center để bật chức năng chỉnh sửa.

Tính năng Quick Steps trong Outlook

Ứng dụng Microsoft Outlook được bổ sung thêm tính năng mới Quick Steps. Với tính năng này, người dùng có thể tạo ra một chuỗi câu lệnh và áp dụng chúng vào các mục của Outlook chỉ bằng một cú kích chuột. Chẳng hạn như, người dùng sử dụng Quick Steps cho chức năng Reply&Delete, chúng sẽ xóa email khỏi hộp thư Inbox sau khi trả lời.

Tạo biểu đồ thu nhỏ trong Excel 2010

Điểm nổi bật của Excel 2010 chính là bổ sung thêm chức năng Sparkline cho phép tạo ra các biểu đồ thu nhỏ ngay trong các ô bảng tính. Điều này cho phép người dùng dễ dàng theo dõi các xu hướng cũng như phân tích dữ liệu mới một cách trực quan hơn ngay trên Excel.

Chẳng hạn người dùng nhập liệu, sau đó chọn vào dạng biểu đồ trong Sparkline, loại biểu đồ đó sẽ thể hiện các con số trong bảng tính.

 VnTim^TM Theo Nguồn VnMedia

Read more

Cách đánh công thức toán học, hóa học trong Word 2003, 2007

VnTim™<>Với bài viết dưới đây, bạn có thể gõ các công thức toán học, vật lý, hóa học… phức tạp ngay trong Microsoft Word một cách đơn giản và nhanh chóng.

Sử dụng tính năng sẵn có của Word:

Đối với Word 2007:

Nếu đang sử dụng Word phiên bản 2007, bạn có thể sử dụng tính năng đã được tích hợp sẵn để gõ các công thức toán học vào văn bản của mình.

Bạn thực hiện theo các bước sau:

- Di chuyển con trò của Word đến vị trí bạn muốn chèn công thức.

- Chọn tab Insert từ menu của Word 2007, nhấn vào nút Equation (hoặc nhấn tổ hợp phím Alt và =), lập tức tab Desugb sẽ được xuất hiện trên menu của Word, có chứa đầy đủ các biểu tượng, ký tự toán học và các công thức toán học phức tạp.

- Khi kích chọn 1 dạng công thức toán học, Word 2007 sẽ liệt kê danh sách các kiểu công thức có thể sử dụng của dạng công thức toán học đó.

- Sau khi đã chọn được 1 dạng công thức, công thức đó sẽ được chèn vào vị trí con trỏ chuột hiện tại, đồng thời sẽ chừa các ô trống để người dùng có thể điền vào các giá trị tương ứng.

Các ô trống được chừa để điền vào các giá trị của công thức

Đối với Word 2003:

Tính năng gõ các công thức toán học không được tích hợp sẵn trong Word 2003 mà cần phải được cài đặt thêm. Để sử dụng tính năng này, bạn cần phải có đĩa CD cài đặt Office 2003 (hoặc bộ cài đặt chứa trên ổ cứng của mình).

Thực hiện theo các bước sau để cài đặt thêm tính năng mới cho Office 2003:

- Bỏ đĩa CD cài đặt Office 2003 vào ổ đĩa máy tính (trong trường hợp bộ cài đã chứa sẵn trên ổ cứng, có thể bỏ qua bước này).

- Nhấn nút Start, chọn Ctrol Panel -> Add/remove Programs.

- Tại danh sách các phần mềm đang được cài đặt trên hệ thống, tìm đến Microsoft Office, nhấn nút Change.

- Tại hộp thoại hiện ra sau đó, đánh dấu chọn Add or Remove Features rồi nhấn Next để tiếp tục.

- Tại hộp thoại Custom Setup hiện ra, đánh dấu chọn Choose advanced customization of applications rồi nhấn Next.

- Danh sách các tính năng đã được cài đặt sẽ được hiển thị. Kích vào biểu tượng dấu + tại mục Office Tools, một danh sách khác hiện ra. Bạn kích chuột vào mục Equation Edition và chọn Run from My Computer.

- Nhấn nút Update.

- Bây giờ, quá trình sẽ sử dụng đĩa cài đặt Office để cài đặt thêm tính năng mới cho Word 2003. Trong trường hợp bộ cài nằm trên ổ cứng, bạn nhấn nút Browser, tìm đến thư mục chứa bộ cài và nhấn OK để tiếp tục quá trình.

- Sau khi hoàn tất quá trình cập nhật tính năng mới, kích hoạt Word 2003. Tại giao diện chính, bạn chọn View -> Toolbar -> Customize.

- Tại hộp thoại Customize hiện ra, chọn tab Command. Kích chọn mục Insert ở bảng bên trái, danh sách các tính năng sẽ được liệt kê ở bảng bên phải. Tìm đến tính năng Equation Editor.

- Sử dụng chuột kéo và thả biểu tượng này lên thanh Toolbar của Word 2003. Bây giờ, mỗi khi bạn cần chèn các công thức toán học vào nội dung của file Word, chỉ việc nhấn vào biểu tượng này và lựa chọn các công thức cần thiết.

Tính năng này cũng có thể được kích hoạt ngay khi cài đặt Office 2003, bạn chỉ việc thực hiện các bước như đã hướng dẫn ở trên trong quá trình cài đặt.

Sử dụng các phần mềm hỗ trợ:

Trong trường hợp bạn không còn giữ lại bộ cài đặt Office 2003, hoặc những công thức toán học sẵn có của Office 2007 không đủ làm bạn hài lòng, hãy thử sử dụng các add-in hỗ trợ dưới đây.

- MathType:

Được đánh giá là phần mềm hàng đầu để gõ các công thức toán học trong Word, cung cấp khá đầy đủ và đang dạng các công thức, biểu tượng toán học…

Download bản dùng thử (30 ngày) của MathType tại đây.

Sau khi download và cài đặt, nếu đang sử dụng Office 2007, mỗi khi bạn khởi tạo hoặc mở 1 file văn bản, một điệp sẽ xuất hiện như hình minh họa bên dưới.

- Nhấn vào nút Options, chọn Enable this Content ở hộp thoại hiện ra và nhấn OK để xác nhận.

Bây giờ, trên giao diện Office 2007 sẽ xuất hiện thêm 1 tab MathType (với Office 2003 sẽ xuất hiện một thanh công cụ mới). Để bắt đầu gõ các công thức toán học phức tạp, bạn tìm đến tab MathType, nhấn nút Inline.

Cửa sổ soạn thảo văn bản mới hiện ra, cho phép bạn gõ các và khởi tạo các công thức toán học phức tạp. Sau khi đã hoàn tất các công thức, bạn có thể lưu nội dung thành 1 file văn bản riêng biệt, hoặc copy nội dung vào trong file văn bản hiện tại.

Để gỡ bỏ MathType, bạn gỡ bỏ như một phần mềm bình thường.

- EquPixy: là add-in dành cho Word, cho phép chèn các công thức và biểu tượng toán học đơn giản vào nội dung của file văn bản. Thế mạnh của EquPixy đó là hỗ trợ khá tốt việc gõ các công thức và phương trình hóa học.

Download EquPixy hoàn toàn miễn phí tại đây.

Sau khi cài đặt, tab Add-in mới sẽ được xuất hiện trên menu của Office 2007 (hoặc một thanh công cụ mới đối với Office 2003). Điều đầu tiên cần làm là bổ sung đầy đủ các biểu tượng mà EquPixy cung cấp, để làm điều này, bạn nhấn vào biểu tượng tùy chọn của EquPixy (nằm ở ngoài cùng bên phải).

Tại hộp thoại EquPixy Options hiện ra, bạn nhấn chọn hết tất cả các biểu tượng mà add-in này cung cấp và nhấn Save. Quay trở lại tab Add-in trên menu của Office, sẽ thấy thêm nhiều biểu tượng mới được hiển thị.

Chẳng hạn, để gõ công thức hóa học H2SO4, các chỉ số 2 và 4 thường được ghi nhỏ hơn so với các ký tự khác. Với EquPixy, bạn có thể gõ tất cả các công thức hóa học cần thiết theo cách thông thường, sau đó bôi đen để chọn các công thức vừa gõ được, sau đó chọn chức năng Chemical Formula của EquPixy, lập tức, các công thức hóa học sẽ được hiển thị theo đúng kiểu thường thấy.

Đặc biệt, một tính năng rất hữu ích của EquPixy đó là kiểm tra tính chính xác của các phương trình hóa học. Bạn có thể thử kiểm tra xem một phương trình phản ứng hóa học đã được cân bằng chính xác hay chưa bằng cách bôi đen chọn phương trình cần kiểm tra và nhấn vào nút Chemical Equation Check.

Nếu phương trình hóa học là chính xác, hộp thoại OK sẽ hiện ra. Ngược lại, EquPixy sẽ thông báo lỗi, thậm chí còn hướng dẫn bạn cách thức để sửa lỗi gặp phải trong phương trình hóa học.

Để gỡ bỏ EquPixy, bạn mở cửa sổ EquPixy Options, nhấn vào biểu tượng chiếc thùng rác ờ góc dưới bên trái của cửa sổ rồi nhấn nút Yes ở hộp thoại hiện ra sau đó.

Read more